Protección de datos y administración de fincas

La AEPD publica la guía ‘Protección de datos y administración de fincas’

La Agencia Española de Protección (AEPD) de datos publicó el pasado 23 de febrero una nueva guía para la Administración de fincas que se suma a las publicadas hace unos días. Esta guía forma parte del conjunto de iniciativas adoptadas por la AEPD con la finalidad de facilitar a las empresas, el conocimiento y cumplimiento de la nueva normativa de protección de datos.

Esta guía busca facilitar el conocimiento normativo al colectivo de administradores de fincas. En ella se abordan cuestiones generales, se incluyen secciones dedicadas a las definiciones de conceptos básicos, recuerda la necesidad de tener documentado mediante contrato el encargo de tratamiento de datos a favor del administrador de fincas, hace referencia a la inscripción de ficheros (obligación que se mantiene hasta mayo de 2018) y por otro lado aborda tratamientos específicos del sector, que pasamos a resumir a continuación.

Respecto a los tratamientos específicos de la administración de fincas, la guía hace referencia:

• Al impago de recibos por parte de los propietarios.
  • En atención a la normativa vigente en materia de protección de datos, no es correcta la publicación en el tablón de avisos de la comunidad de una relación de propietarios que no se encuentran al corriente de pago.
  • Sin embargo, la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) permite la publicidad de la identidad de los deudores y de sus deudas, incorporando dichos datos a la convocatoria de la Junta.
  • Excepcionalmente, cuando no exista constancia del domicilio de algún propietario, se podrá publicar en el tablón de anuncios de la comunidad (o en otro lugar visible) la convocatoria de la Junta de propietarios. Deberán hacerse constar, los motivos de dicha publicación.
  • La publicación de la relación de propietarios con cuotas vencidas y pendientes de pago, mediante comunicación singularizada remitida a cada uno de ellos, tampoco está amparada en la normativa vigente en materia de protección de datos. Solo si la mencionada publicación se realizara en cumplimiento de un acuerdo expreso adoptado por la Junta de propietarios, nos encontraremos ante una cesión de datos con consentimiento previo.

• Acceso y obtención de copias de la documentación de la comunidad por parte de los propietarios de viviendas en régimen de propiedad horizontal.
  • La LPH prevé la remisión de las actas a los propietarios. Pero dicha cesión no puede ser total, de acuerdo a la normativa de protección de datos la comunicación deberá limitarse a aquéllos que resulten “adecuados, pertinentes y no excesivos” para el cumplimiento de la finalidad que legitima el acceso a los mismos.
  • No será posible, la comunicación de los datos de domicilio de los propietarios, sus números de cuenta corriente o nóminas de los empleados de la comunidad, entre
  • Corresponde al administrador actuar como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares, la documentación de la comunidad.

• Exhibición del libro de actas de la comunidad de propietarios a entidades financieras.
  • La apertura y desenvolvimiento de una cuenta corriente implica que se deban comunicar una serie de datos de carácter personal a la entidad financiera, para que esta tenga conocimiento de los datos de identificación de quien asume esa representación legal.
  • La certificación expedida por el administrador será documento suficiente para formalizar la apertura de una cuenta corriente.

• Video-vigilancia en la administración de fincas:
  • Para la instalación de cámaras en zonas comunes será necesario el acuerdo de la Junta de propietarios que quedará reflejado en las actas de dicha Junta.
  • Siempre que vayan a grabarse imágenes, y previamente a su captura, se procederá a la inscripción del fichero en el Registro General de Protección de Datos de la AEPD.
  • Deberá actualizarse el Documento de Seguridad al respecto.
  • Se instalarán en los distintos accesos a la zona video-vigilada y, en lugar visible, uno o varios carteles que informen de que se accede a una zona video-vigilada. El cartel indicará de forma clara la identidad del responsable de la instalación y ante quién y dónde dirigirse para ejercer los derechos de acceso, rectificación, oposición o cancelación (ARCO).
  • No podrán captarse imágenes de la vía pública a excepción de una franja mínima de los accesos al inmueble.
  • El acceso a las imágenes estará restringido a las personas designadas por la comunidad de propietarios. En ningún caso resultarán accesibles a los vecinos mediante canal de televisión comunitaria.
  • El sistema de grabación se ubicará en un lugar vigilado o de acceso restringido.
  • Las imágenes serán conservadas durante un plazo máximo de un mes desde su captación.

• Régimen de Propiedad vertical
  • Cuando el administrador realiza la gestión de alquileres y otras rentas inmobiliarias pertenecientes a sus clientes, será necesario que, como responsable del tratamiento de datos, cuente con el consentimiento de los afectados o tenga una base contractual para la realización de los tratamientos de datos.
  • En este supuesto concurre en el administrador de fincas la condición de responsable del fichero con las consecuentes obligaciones legales.
  • Deberá a su vez cumplir con el deber de información en los términos contenidos en la normativa de protección de datos.

Por último, nuestras recomendaciones para una efectiva implementación de la guía para la administración de fincas son las siguientes;

• Realizar junto con un especialista una implementación de las comunidades a la normativa vigente en materia de protección de datos, dando de alta los ficheros, creando un documento de seguridad, firmando contratos de encargado de tratamiento con quien corresponda, etc.
• Seguir las recomendaciones específicas de esta guía.
• En caso de nuevas dudas o circunstancias que puedan afectar a la protección de datos consulte con un especialista.

Podéis consultar la guía completa para la administración de fincas en la web de la Agencia Española de Protección de Datos: Clickar aquí.

Patricia Chenlo Mollinedo

Abogada Asociada nifled tic&law